..eine Firma in der EDV zu übernehmen ist meist wie Kinder zur Welt bringen..

..und dann das erste mal Windeln wechseln.
Ob mit oder ohne Hebamme…

Letzte und diese Woche hatte ich den Auftrag einen voll funktionsfähigen VPN-Zugang inkl. aller Software bei einer mir bis dato nur vom Namen bekannten Firma einzurichten.
Da jedes EDV System lediglich mit Bits arbeitet, hatte ich den Auftrag angenommen.

Warum ich schreibe, dass es mit Kinder zur Welt bringen vergleichbar ist, als erstes ist Bestandsaufnahme angesagt. Jeder Mitarbeiter sagt was er weiß und nach einigen Nachfragen kommt man dann auch zu einer Theorie wie denn alles aufgebaut ist.

Nun gehts an die Nachforschungen. Welcher PC macht was, wie sind die Adressen belegt, wohin wird gesichert, oder auch nicht …

Nachdem ich mir das alles zusammen gereimt hatte fand ich mehrere Terrabyte an Sicherungsdaten und ein Mailarchiv über eine mir bis dato unbekannten Software, mit über 250GB Daten in dem sich einiges an Dubletten angesammelt hatten. (Naja, bis 50GB Mail Archiv (Outlook Standard Grenze) reichen die meisten Firmen über Jahrzehnte)

…was tun in diesem Fall…

Als erstes eine Erweiterung für die zusätzlichen Anforderungen des bestehenden Netzes mit anschließender Bereinigung in Betracht ziehen.
-verworfen-

Als zweites eine möglichst einfache aber geniale Idee zu entwickeln um das bestehende auf die Erfordernisse abzustimmen und dabei auch die heutigen technischen Möglichkeiten im Bezug auf Datenverfügbarkeit und Backupstrategien zu verwirklichen.
-aktzeptiert-

Als drittes war jetzt mal angesagt, alles was an Sicherungen da ist auszulagern, um evtuelle Unvorhersehbarkeiten rückgängig machen zu können.
-durchgeführt-

Jetzt wirds Hardcore:
1. alle Backup Tasks abschalten
2. internen EMail-Server aufsetzen
3. alle 250GB Maildaten inkl. Dubletten in den Mailserver spielen
4. Thunderbird einrichten und Dubletten entfernen lassen (Vorsicht!!!)

Geschafft!
Jetzt sind wir bei 140GB email Daten. Das ist für Outlook immer noch zu viel. Daher benötigen wir jetzt wieder die Mailarchiv Software, welche bereits als Server Client Version installiert war. Hab die im Übrigen vorher nicht gekannt aber lieben gelernt. (Mailstore Server) – gibt es übrigens für Privatpersonen kostenfrei!

5. Mailstore Server auf den internen Mailserver per IMAP verbinden und im 10 Minuten Takt einen Abgleich machen lassen.
6. Alle Mails die älter als 12 Monate sind soll er vom internen Mail-Server löschen, somit verringert sich die Dateigröße der .ost Datei auf ca. 25GB in unserem Fall.
7. Outlook auf den Clients einrichten und schon kann Ablage gemacht werden.

-Part 1 erledigt.-

Jetzt gehts an den externen Arbeitsplatz mit Zugang zum Mailarchiv, den aktuellen Mails und auch zur Dateiablage.
Da dieser externe Mitarbeiter auch zu den Firmeninhabern gehört liegt es nahe hier auch eine entsprechende Backupstrategie mit einzubauen.
Ich habe hier 2 Synology 2-Bay-Stations zur Verfügung. Eine steht als Backup und interner Mailserver in der Firma, die andere bei dem Firmeninhaber.

8. Stehende einseitige VPN-Verbindung ins Firmennetzwerk über 2 Fritzboxen einrichten.
9. Cloudstation Server und Client auf den Synology einrichten um die Dateiablage und Backups zu synchronisieren. (Im Brandfall oder bei Diebstahl recht sinnvoll).
10. Den externen Rechner in das Firmennetzwerk einbinden, Outlook konfigurieren und schon kanns der externe Nutzer arbeiten. Alles was er ändert synchronisiert sich in die Firma und umgekehrt.
-Part 2 erledigt.-
11. Jetzt noch die Backupstrategie überarbeiten, welche nun einfach an jedem Server alles sichert und das über ein paar Versionen hinweg und das Netzwerk ist umgebaut und auf aktuellem Stand.

Viel Spaß beim Nachbauen 🙂